Bij fleetkennis draait alles om effectief mobiliteitsmanagement. De afdeling Proces en implementatie speelt hierin een cruciale rol. Het driekoppige team zorgt ervoor dat alles achter de schermen vlekkeloos verloopt. Maar wat merken klanten nu precies van deze afdeling? Jiaro de Groot en Arthur de Roode nemen je mee voor een kijkje achter de schermen.
De ruggengraat van de organisatie
De afdeling Proces en implementatie ondersteunt onze fleetmanagers, die verantwoordelijk zijn voor het operationeel beheer van de wagenparken van onze klanten. “Wij verzorgen hoofdzakelijk de backoffice werkzaamheden”, zegt Arthur, die sinds begin dit jaar bij ons werkt als data-analist. “We dragen onder meer zorg voor wagenparkoverzichten, een correcte facturering, rapportages over bijvoorbeeld CO2 en het actualiseren en ontsluiten van klantdata.”
Goed het overzicht kunnen bewaren en buiten de gebaande paden durven denken, is dan een grote pré. Een omschrijving die de avontuurlijk ingestelde Arthur past als een handschoen. Dat blijkt niet alleen uit zijn grote hobby – wildkamperen – maar ook uit zijn studiekeuze (Bachelor in Psychologie, Master in Data Science) en mentaliteit op de werkvloer. Vrijwel direct na zijn start schreef hij een script waarmee bestandsformaten van facturen automatisch worden omgezet, zodat ze makkelijker en sneller verwerkt kunnen worden. “Als ik kansen zie om op basis van mijn programmeerkennis dataverwerkingsprocessen te verbeteren of de afhankelijkheid van systemen te verkleinen, dan grijp ik die.”
Naast kennis en ervaring van technische aspecten speelt communicatie een grote rol bij dit werk, licht Arthur toe: “We zitten met zowel klanten als leveranciers om tafel. Wij zorgen ervoor dat de overdracht van informatie vloeiend verloopt. Dat begint bij onze fleetmanagement software, die onder onze verantwoordelijkheid valt. Zo stellen we e-mailtemplates op gericht aan onder andere berijders en leasemaatschappijen, waarmee we veel werk uit handen nemen. Daarnaast delen we procesbeschrijvingen met berijders – denk aan een stappenplan voor het inleveren of ophalen van een leaseauto.”
Vlekkeloze onboarding
Duidelijk communiceren staat centraal bij de afdeling Proces en implementatie, zoveel is duidelijk. Klanten merken dat direct tijdens het onboarden, vervolgt Jiaro, technisch directeur bij fleetkennis en ooit zelf begonnen als fleetmanager. “Bij de implementatie van onze werkzaamheden hanteren we een vaste planning, bestaande uit 7 à 8 fasen. In sneltreinvaart lichten we de gehele organisatie door. Hoe is de financiële administratie geregeld? Wat voor mobiliteits-, HR- en ESG-beleid wordt er momenteel gevoerd? Je komt met veel afdelingen en evenzoveel vraagstukken in aanraking. Wij zorgen dat alle datastromen op orde zijn en knopen de eindjes aan elkaar”, waarbij hij aanvult dat geen organisatiestructuur hetzelfde is. “We zoeken om die reden altijd aansluiting bij de klant en duwen ze niet in een keurslijf. Naast onze zorgvuldige omgang met klantdata onderscheiden we ons echt op het vlak van maatwerkbeleving.”
Niet alleen voor klanten verzorgt de afdeling Proces en implementatie de onboarding. Oók bij de onboarding van collega’s is ze betrokken. Arthur: “We breiden de kennisbank continu uit. Van alle werkprocessen maken we bovendien werkinstructies. Op die manier zorgen we ervoor dat kennis organisatiebreed gedragen wordt en niet alleen op onze schouders leunt. Het grote voordeel is dat fleetmanagers sneller inzetbaar zijn en dus ook sneller bij klanten het verschil kunnen gaan maken.”
De vraagbaak voor (nagenoeg) alles
Dat verschil maken voor anderen zit ingebakken in het DNA. Jiaro: “Klanten, leveranciers en collega’s kunnen altijd bij ons terecht voor vragen. Als we het antwoord niet direct weten, gaan we op onderzoek uit. Daarbij gaan we geen uitdaging uit de weg.” Arthur valt hem bij met een concreet voorbeeld: “Bij een klant liep de factuurverwerking niet soepel. Door middel van een API-koppeling zou de data-uitwisseling geborgd moeten zijn, maar er kwamen steeds foutmeldingen. Hierop zijn we met de leverancier in gesprek gegaan en hebben we verschillende databestanden tegen het licht gehouden. Na grondig onderzoek bleek dat de dataverwerkingsmethode bij de bron het probleem veroorzaakte. Dat is toen opgelost en nadien werkte alles naar behoren.”
Ook op andere gebieden schiet het team klanten proactief te hulp. Klantspecifiek, door middel van klanttevredenheidsonderzoeken en daaropvolgend het doorvoeren van verbeterslagen. Maar ook klantoverstijgend. Jiaro verduidelijkt: “We hebben zicht op de markttrends en -ontwikkelingen, en kunnen deze staven aan de informatie die we verkrijgen vanuit leveranciers en klanten. Dit stelt ons in staat om benchmarks te maken. Zo hebben we laatst een vergelijker uitgerold voor tarieven van huurauto’s. Dat kunnen we evengoed doen voor tariefgemiddelden van autolease. Op basis van dergelijke inzichten helpen wij onze klanten tactische en strategische keuzes te maken. Ze stellen het op prijs dat we dit faciliteren.”
Groei mee met fleetkennis
De ontwikkelingen binnen fleetkennis staan nooit stil, en de afdeling Proces en implementatie kan altijd versterking gebruiken. “We zoeken mensen met een sterk abstract redeneervermogen, die strategisch kunnen meedenken én secuur werken. Generalisten die aan een half woord genoeg hebben”, aldus Jiaro, terwijl hij stilstaat bij hetgeen hij het interessantst vindt aan zijn werk bij fleetkennis. “Door onze positie midden in de organisatie krijgen we van alles wat mee. Daardoor kunnen we ook óveral wat betekenen. Je beleeft alles vanuit een helicopterview.” Arthur sluit zich daarbij aan. “Wat je doet heeft direct impact.”
Omarm jij datagedreven werken en wil jij meebouwen aan de toekomst van fleetkennis? Er is nog een stoeltje vrij op de afdeling Proces en Implementatie. Sluit je aan bij een team dat dagelijks het verschil maakt voor klanten en de organisatie. Bekijk hier onze openstaande vacature.
