Het beheer van een wagenpark omvat meer dan alleen het overzien van de rijdende vloot en het behandelen van berijdersvraagstukken. Een belangrijk, vaak onderbelicht aspect hiervan is factuurcontrole. De fleetmanagers van fleetkennis zijn bij dit proces nauw betrokken. In dit artikel geven we inzage in onze aanpak en benoemen we de voordelen.
Snellere controles dankzij automatisering
Factuurcontrole volgens de oude stempel is een tijdrovende klus. Wanneer je facturen nog per post of e-mail ontvangt en elke regel handmatig moet checken, zorgt dat voor onnodige operationele druk. Bij fleetkennis verloopt dit proces een stuk efficiënter. In principe hebben we de facturen zelf niet eens nodig voor het uitvoeren van de controles. Leasemaatschappijen leveren ons databestanden met factuurregels aan. Na inladen in onze software worden de bestanden automatisch gescand op afwijkende waarden. Komt het bedrag of deelbedrag in het factuurbestand exact overeen met de verwachte kosten, dan volgt er een automatische goedkeuring. Als er sprake is van een afwijking krijgen we een melding en inspecteren we de specifieke factuurregel alsnog. Klopt er iets niet dan gaan we in gesprek met de leasemaatschappij voor uitleg of een correctie.
Factuurcontrole afgestemd op werkwijze van klanten
Onze software is zo ontworpen dat naast factuurbestanden ook wagenparkoverzichten worden ingelezen. Dit geeft een actueel beeld van het wagenpark. Vanwege deze opzet kan fleetkennis alle benodigde informatie uit het klantportaal van de leasemaatschappij halen en matchen met de factuurbedragen.
Grotere organisaties vragen meestal om een boekingsbestand of een verdeling op kostenplaats. En naast een totaaloverzicht met alle afwijkende kosten wordt ook regelmatig gevraagd naar een overzicht van alle goedgekeurde facturen, om die data te kunnen importeren in hun boekhoudprogramma. Met onze software kunnen we moeiteloos aan deze verzoeken voldoen.
Een importprofiel per leasemaatschappij
Bij het inrichten van het controleproces houdt fleetkennis ook rekening met de variabiliteit van de databestanden van verschillende leasemaatschappijen. Elke leasemaatschappij hanteert immers een net iets ander format. Daarom maken we voor elke leasemaatschappij – groot of klein – een specifiek importprofiel aan. Daarin staan onder andere de afspraken met betrekking tot de facturatie voor vaste en variabele kosten omschreven en de gewenste aanpak bij inhoudingen. Ook hierin denkt fleetkennis graag mee met de klant. De software identificeert op basis van de factuurregels namelijk automatisch bekeuringen en kosten die onder het eigen risico van de berijder vallen. Wanneer het om een inhouding gaat, sturen we desgewenst een automatisch bericht naar de berijder en informeren we HR of salarisadministratie voor de verdere afwikkeling.
Excessen in kaart brengen
Naast de termijnfactuur met het vaste leasebedrag verstrekken de meeste leasemaatschappijen een aparte factuur voor brandstof- of laadkosten. Het mooie is dat wij hierbij ook extremen kunnen signaleren. Constateren we bijvoorbeeld brandstofkosten die hoger uitvallen dan wat je redelijkerwijs kunt verwachten, dan kaarten we dit aan bij de klant. Werkgevers vinden het fijn om over zulke inzichten te beschikken. In de meeste gevallen is er een verklaarbare oorzaak; soms is dat toe te schrijven aan simpelweg meer zakelijke of privé kilometers of het tanken van premium brandstof. Wij kunnen die informatie verschaffen.
fleetkennis helpt je graag op weg
Met de factuurcontrole van fleetkennis kun je erop vertrouwen dat je nooit te veel betaalt. Wil je meer weten over onze aanpak? Neem gerust contact met ons op!
