Sinds 1 januari dit jaar maken we binnen fleetkennis voor alle wagenparken gebruik van fleetmanagement software Hubble. Waarom we hierop zijn overgestapt en wat klanten hiervan merken lees je hier.
Continue validatie op gegevens
Bij fleetkennis maken we gebruik van data om in te schatten hoever iemand in zijn leasecontract zit (qua kilometrage of looptijd). Dat stelt ons in staat wagenparkbeheer nog efficiënter uit te voeren en voorkomt verrassingen achteraf bij klanten en berijders.
Dat onze nieuwe fleetmanagement software hamert op gegevensvalidatie, is daarom een mooi en belangrijk gegeven. Zo moet elke factuur en/of boeking worden toegewezen aan een kostenplaats. De goede en nauwkeurige documentatie binnen de tool komt onze klantrapportages ten goede.
Ter illustratie: in het kader van CSR is het van cruciaal belang dat een tankbeurt aan het juiste voertuig, de juiste medewerker en de juiste entiteit wordt gekoppeld. Dergelijke dataverbanden worden binnen deze tool direct gelegd en geregistreerd. Bijkomend voordeel: het handmatig invullen van spreadsheets – vaak een voedingsbodem voor fouten – is niet meer nodig.
Meer mogelijkheden, snellere responstijd
De software werkt op een modern platform dat werkt met API-koppelingen. Zodra we een berijdersvraag binnenkrijgen via ons ticketsysteem Zoho, zien we direct welk voertuig van welke leasemaatschappij het betreft en overige relevante informatie voor het snel beantwoorden van klantvragen.
Deze efficiëntieslag geeft fleetkennis meer mogelijkheden en ruimte om vakinhoudelijke ondersteuning te bieden.
Per klant adviseren we graag welke optimalisaties er mogelijk zijn. Voor klanten die een maatwerk invulling wensen, regelen we dat ook.
Uitgebreid inzicht in het wagenpark
Op dit platform hebben klanten 24/7 inzage in hun wagenpark – een veelgehoorde wens van portefeuillehouders. Zij stellen de self-service mogelijkheid die de software biedt, op prijs.
Ook vanuit privacy-oogpunt maakt Hubble het verschil. Je kunt op detailniveau iemand autoriseren. Enkele voorbeelden:
- De receptionist inzage geven in welke medewerkers de laadplekken op kantoor bezet houden;
- Inzage geven in het aantal voertuigen in de pool, zodat HR ziet welk(e) voertuig(en) klaarstaan om te verdelen bij de indiensttreding van een medewerker;
- De kostenallocaties bijhouden, waardoor Finance overzicht heeft in de boekingen, facturen en eventuele inhoudingen;
- Bijhouden welke voertuigen uit de grijze kentekenvloot toe zijn aan een APK, voor een gerichte en tijdige opvolging vanuit Operations.
Gestroomlijnde communicatie
Klanten krijgen verder de beschikking over een cloudomgeving. Het delen van bestanden gebeurt via deze beveiligde online omgeving. Dit houdt de communicatie centraal en voorkomt dat informatie onverhoopt ‘kwijtraakt’ in e-mailverkeer over en weer. Handig om te weten: deze autorisaties kunnen worden ingetrokken of aangepast wanneer iemand het bedrijf verlaat of van functie wisselt.
Ook de accorderingsroute verloopt vlotter. Staat een auto op het punt te worden ingezet, dan kunnen we instellen dat de betreffende leidinggevende, HR-verantwoordelijke en/of overige beslisser(s) een e-mail ontvangen waarop zij de inzet via een link kunnen accorderen. Zo is in het systeem nadien altijd zichtbaar wie waarop akkoord heeft gegeven.
fleetkennis helpt je graag op weg
Bestaande klanten kunnen voor vragen altijd terecht bij hun vaste aanspreekpunt binnen fleetkennis. Uiteraard verzorgt fleetkennis voor nieuwe klanten een passende onboarding met werkinstructies om het meeste uit deze tool te halen.
